运用好拍卖文书有助于防范拍卖风险

黑龙江百川拍卖有限公司

拍卖文书在拍卖活动中是必不可少的，应用于拍卖各个环节，贯穿拍卖始终。完善的法律文书使拍卖活动更加完整，是保证拍卖质量的一个方面，也能够体现出拍卖企业的正规管理。运用好拍卖文书有助于防范拍卖风险，是企业实力的体现，使企业更加具有竞争力。委托人愿意委托你来拍卖，竞买人也愿意来参与竞买，事实上不是靠我们拍卖企业的经营者去简单说服他们，他们是看你过去拍卖的业绩，你在市场上的信誉，你的影响、你的形象。拍卖文书的完善与否也代表了一个企业的形象，所以我们拍卖企业的经营管理者，要有意识的去塑造我们的形象，去积累我们的信誉，去打造我们的品牌。我们有了立足的根本才能赢得更多的委托人和竞买人。

但现实生活中，有许多拍卖企业只重视市场开拓、业务的洽谈、大拍品的运作等方面，只要拍卖能成交就认为一切OK了。由于不注重拍卖文书，有时甚至引起了法律纠纷，回过头来再去弥补，增添了不少麻烦。与其亡羊补牢不如未雨绸缪，况且有时发生的情况亡羊补牢亦为时晚矣，我们何必把自己置于被动之地呢。成败在细节，所以在拍卖过程中我们要充分重视拍卖文书的应用。

我们公司在拍卖的过程中非常注重拍卖文书的使用，除拍卖法律、法规规定必须具有的拍卖文书外，我们还以实际情况出发根据拍卖标的的不同种类，竞买人、买受人是自然人还是法人，针对的是委托方还是其他部门等情况，在拍卖的各个环节制作了实用的法律文书。

下面简单谈一谈我公司在拍卖流程实施过程中涉及的拍卖文书的应用情况：

一、委托拍卖合同

目前我公司接受委托大至有三种情况，一是司法委托，拍卖的是法院强制执行的标的，所使用的委托文书是由司法技术处制作的《司法拍卖委托登记单》和《选择拍卖机构确认单》；二是资产管理公司委托，所使用的合同是由委托方制作的《委托拍卖合同》或《委托拍卖协议》的格式文本。这两种由于委托方特殊，相关的文书在此即不详谈。三是其他委托方的任意委托，使用的是由黑龙江省工商行政管理局监制的格式文本。

《拍卖法》第四十一条规定：委托人委托拍卖物品或者财产权利，应当提供身份证明和拍卖人要求提供的拍卖标的的所有权证明或者依法可以处分拍卖标的的证明及其他资料。第四十二条规定：拍卖人应当对委托人提供的有关文件、资料进行核实。拍卖人接受委托的，应当与委托人签订书面委托拍卖合同。《拍卖法》第四十四条规定： 委托拍卖合同应当载明以下事项：（一）委托人、拍卖人的姓名或者名称、住所；（二）拍卖标的的名称、规格、数量、质量；（三）委托人提出的保留价；（四）拍卖的时间、地点； （五）拍卖标的交付或者转移的时间、方式；（六）佣金及其支付的方式、期限；（七）价款的支付方式、期限； （八）违约责任； （九）双方约定的其他事项。

在接受任意委托时，除了以上法律明确规定的内容我们在签合同时要遵守，有许多十分必要的内容都可以规定在第（九）项双方约定的其他事项中，或另签一份《委托拍卖合同附件》。例如，拍卖标的权属情况，是否有共有人，其他共有人出具同意委托拍卖意见书；如果是动产，明确物品保管责任；须由委托人保证此委托为唯一委托；拍卖成交后各项税费的承担义务；委托人承诺委托标的无任何法律纠纷等。委托拍卖合同的内容包括得越详细越好，以免为以后拍卖留下后患。

二、拍卖公告

拍卖公告是拍卖活动中必不可少的文书。《拍卖法》第四十五条 拍卖人应当于拍卖日七日前发布拍卖公告；第四十六条 拍卖公告应当载明下列事项：（一）拍卖的时间、地点；（二）拍卖标的；（三）拍卖标的展示时间、地点；（四）参与竞买应当办理的手续；（五）需要公告的其他事项。《拍卖管理办法》及《最高人民法院关于人民法院民事执行中拍卖、变卖财产的规定》中也有关于拍卖公告的相关规定。

拍卖企业要发布拍卖公告应严格按照相关的法律、法规的规定去做，但也不要形成固定的模式，因为拍卖公告有广告推广招商的目的，作用主要体现在强化消费者记忆，因此创意是重要环节，要体现拍品独特性，突出卖点，造成优势效果。我公司在发布拍卖公告上遵照科学、创新、有效的要求，起到了很好的效果。我公司在2007年4月12日《新晚报》上发布拍卖公告，拍卖位于中央大街158号房产，为了达到最佳宣传效果，我们在“拍卖公告”标题的上一行加上套红的“百年老街、黄金地段、商业旺铺、最佳投资”的宣传语，并突出了谐音为“要我发”的158号门牌号。 宣传到位、效果甚佳。2007年8月8日在《新晚报》上发布的一则拍卖公告的标头为美术字“商服房、住宅价”并着加颜色及背景图标，吸引了众多竞买人的眼球；2006年5月11日在《新晚报》上的拍卖公告，标题为：黑龙江百川拍卖有限公司（书画捐赠作品）专场慈善拍卖会公告。标题醒目、公益性突出。2006年4月4日的公告标题是“黑龙江百川拍卖有限公司拍卖公告”，推介标的的同时也给公司做了宣传。有时为了突出标的卖点，可将拍卖公告的标题设计为标的名称加上拍卖公告字样，或仅对标的部分内容进行特别处理，例如：2008年8月26日的拍卖公告中的专业机器设备、2008年9月5日在《黑龙江晨报》上发布的拍卖公告中的房产座落位置，及有房屋所有权证等内容字体扩大、颜色加深，以提示使读者注意，也能起到了很好的宣传效果。在做债权拍卖公告时，可以把债权有无抵押实物资产、涉及到的企业是否处在经营状态等重要信息公布。如果拍品有重大瑕疵、具有便宜的价格等情况也可在公告上让竞买人先为知晓。公告中最好不要写上拍品的保留价或起拍价，如果在拍卖前委托方的价格有变动，拍卖公司就把自己处于不利的位置。我们可以写上参考价，即使以后价格有变动，我们也有理由解释清楚。留下公司电话和项目负责人的电话也是必要的，这样竞买人会在工作或工作以外的时间都能够了解到拍品的情况。在拍卖公告中可以多披露一些信息，但要有个前提，即刊登的应当是已经确定的信息，不然一旦有变化，就为自己带来了麻烦。

三、拍卖邀请通知

受《最高人民法院关于人民法院民事执行中拍卖、变卖财产的规定》第十四条“ 人民法院应当在拍卖五日前以书面或者其他能够确认收悉的适当方式，通知当事人和已知的担保物权人、优先购买权人或者其他优先权人于拍卖日到场。”的内容的启发，我公司在接受司法拍卖委托发布拍卖公告后，会第一时间通知法院开拍卖会时间，以利于法院对案件当事人及相关人员进行告知，为此我们制作了《拍卖邀请通知》。为了更有利于公司业务的需要，经过完善现使用的《拍卖邀请通知》格式内容适合于各种委托方或其他监督部门及当事人，例如公证、和工商等部门。《拍卖邀请通知》的内容包括拍卖时间、地点、拍卖标的、公告时间、媒体等内容明确其上，并附拍卖公告递呈。

四、竞买登记签约单

拍卖文书以协议格式将双方的权责反映出来，这样做的好处是避免成为拍卖公司单方行为，一但发生纠纷有章可循。我公司的《竞买登记签约单》即设计成竞买协议书形式，《竞买登记签约单》的主要内容有：竞买人的基本信息，如姓名或名称、证件号码、联系方式、家庭住址或经营地址、竞买意向、交纳保证金数额等。还要针对竞买人参加拍卖会前对拍品状况及瑕疵、竞买人应承担的责任义务的内容和拍卖人的责任权利义务进行协议上的明确，也可以将竞买人竞买成功后向拍卖人付款、与拍卖人或委托人进行拍卖交割等权利义务进行明确。

五、承诺书

我们在给竞买人做竞买登记时，除了让竞买人签署《竞买登记签约单》，我们还让竞买人签署“承诺书”， 根据标的不同将承诺书分为《实物拍品承诺书》、《债权拍品承诺书》、《股权拍品承诺书》等。“承诺书”中载有标的名称、开会时间、拍品瑕疵声明、展样情况及竞买人应承担的相关义务，对于违约后保证金的处理等内容，其主要目的是让竞买人承诺对于拍品瑕疵的明了和成交后某些义务的承担。这样更能体现出竞买人竞买拍品的自愿性、认可性、无异议性。

六、授权委托书

竞买人可以自行参加竞买，也可以委托他人代为竞买，这时需提供《授权委托书》，由于经常有的竞买人提供的委托书版本各异，内容也不详尽，加之有时到公司来办理竞买登记还需现场拟定、填写，即占有空间还耽误时间，很是麻烦。为了解决这些问题，我们制作了《授权委托书》，分为《自然人授权委托书》和《法人授权委托书》，内容详尽、规范，同时还制作了法定代表人身份证明文本格式，以便于以法人的名义参加竞买的情况。

七、拍卖规则

《拍卖规则》是拍卖企业规定出来供大家共同遵守的制度准则。《拍卖法》第十二条 规定设立拍卖企业应具备的条件中第四项规定：有符合本法和其他有关法律规定的拍卖业务规则；《拍卖法》第四十九条规定：拍卖师应当于拍卖前宣布拍卖规则和注意事项。《拍卖管理办法》第七条设立拍卖企业应具备的条件中第五项规定：有符合有关法律、行政法规及本办法规定的拍卖业务规则。拍卖会举行前到拍卖企业所在地的工商行政管理部门备案时也需提供《拍卖规则》，可见《拍卖规则》的重要性。我公司的《拍卖规则》内容是大至是固定的，包括：竞买人需办理的手续、竞价方式介绍、竞买保证金条款、买受佣金规定、付款期限与拍卖品交割、禁止恶意串通、遵守会场秩序等规定。如果有不同情况我们会有针对性地变动，开拍卖会时我们会另制定“竞买须知”或“特别说明”。拍卖规则是一种告知性文书，不需要竞买人的签字，其法律作用被弱化。我公司的做法是将《拍卖规则》与《竞买登记签约单》配套使用，在《竞买登记签约单》的背面印有《拍卖规则》的内容，在竞买人办手续时一并签署，有效地起到了拍卖人告知、竞买人认可的作用，其法律作用也被强化。

八、拍品目录

拍品目录是开拍卖会时发放给来宾必不可少的拍卖文书，要做到美观、实用。包括：拍卖的时间、地点、标的名称、内容介绍、瑕疵告知、拍卖瑕疵不担保声明等，并留有公司地址、电话。在让竞买人了解拍品情况的同时也进一步对公司进行宣传。

九、拍卖笔录

《拍卖法》第五十三条规定，拍卖人进行拍卖时，应当制作拍卖笔录，拍卖笔录应当由拍卖师、记录人签名。拍卖成交的，还应当由买受人签名。拍卖笔录并非一种合同行为，而仅仅是拍卖人对于拍卖过程中发生的情况进行的一项现场记录工作，同时作为拍卖的资料加以保存并接受有关部门的检查。所以我们在记拍卖笔录时要认真、真实，笔录中要记清拍卖时间、地点、标的名称、起拍价、竞买过程，成交价、拍卖结果。最后成交后一定要买受人签字是十分重要的。拍卖笔录经过买受人的签字，表示买受人对该笔录的亲自认同。因此 只要该笔录客观真实，其合法性与有效性便得以成立。

十、成交确认书

拍卖成交确认书是《拍卖法》中涉及到的一个十分重要的拍卖文书。《拍卖法》第五十二条：拍卖成交后，买受人和拍卖人应当签署成交确认书。拍卖成交确认书是对拍卖成交的事实做进一步书面确认，以明确拍卖人与买受人双方权利、义务关系。我们现使用的版本是由黑龙江省工商行政管理局监制的格式文本，包括以下内容：拍卖人、买受人、拍卖时间、地点、成交拍品的名称、规格、数量、质量、成交价、佣金、付款方式、拍品交付、争议解决方式、其他规定、拍卖人买受人签字盖章等内容。在使用此文书时我们应充分利用好“其他规定”这部分，拍卖人应将拍品瑕疵、陈欠费用承担、过户手续办理及过户双方契税费承担、违约处罚等重要内容写于此。如果拍品情况复杂，“其他规定”的空间有限，有必要时拍卖人可制作一个《拍卖成交确认书》的附件，将需明确的内容附于其上，以达详尽。

有的拍卖公司认为拍卖之前由竞买人签署的《竞买登记签约单》的内容已十分完备，尤其已包括了拍品买受成交之后的付款时间、付款方式、违约处罚、契税欠费承担等内容，拍卖成交确认书就可以简化为只有拍卖品名称规格、拍卖成交价、买受佣金数额、拍卖时间地点等内容。我们认为成交确认书可以与《竞买登记签约单》配套使用，但最好内容不要省略，与其规定的内容一定要一致。

十一、付款协议

拍品成交后，最关键的问题就是成交价款交付问题。以前有过拍卖成交后买受人因资金不足导致延期付款、有的买受人反悔不想交钱或想少交钱、有的买受人资金充足却不重视拍卖结果而拖延付款等情况。仅靠会前告知让其交款的力度远远不够，增加了催款难度，使拍卖人耗时、耗力也许催款无果，有时甚至拖延一年有余款项方能到位，造成委托方的极其不满。为了更好地约束买受人、督促其按期交款，根据实际情况我公司制作了《付款协议》，协议中明确拍卖时间、地点、买受标的、成交价款、佣金数额、双方确定付期时间、方式、金额、违约责任、会前保证金的处理等内容，由双方签字、盖章。该协议是在平等、自愿的基础上达成的，而不是以通知书的形式让买受人履行义务，做到会前告知、会后签约，这样能更有力的约束买受人。

十二、其他拍卖文书

成交后，涉及到交割的事宜，为此我们制作了《交接清单》。分为两个版本，与竞买人的和与委托人的，内容包括：交接时间、交接相对人、相关标的名称、交接项目明细。

给委托人递交材料的同时，我们还需委托人签署《回执单》，标明送达材料名称、送达时间、送达人、接收人。该文书应用十分灵活，在不同环节、不同当事人均可使用。

拍卖文书在日常使用时，为了便于重复使用，有效降低交易成本，工商部门监制的《委托拍卖合同》和《成交确认书》固定格式文本购买后留存使用，将自拟的文书制作成电子模板和打印成纸制方式，纸制文书主要在电脑无法使用的情况下备用。

目前各拍卖企业所使用的拍卖文书五花八门，在没有统一标准的情况下，我们应做到拍卖活动的各个环节要相连贯、相一致，不能有不符、不实或有冲突的地方。