中拍协字［2004］第1号

    一、拍卖资料的内容
    1、委托拍卖合同，或者是委托拍卖函、人民法院的协助执行通知书。包括委托人的有关资料、登记表、证照复印件等，标的的保管、保险、移交等事项的有关资料。 
    2、拍卖公告。包括刊登公告的剪报或复印件，或是电视录像、电台广播录音。 
    3、标的资料。包括标的目录，标的有保留价的，应有保留价确认书，标的要求评估或鉴定的，应具备评估或鉴定报告；标的需要确认所有权或处分权的，应具备委托人对标的享有所有权或处分权的证明；标的拍卖需要批准的，应具备有关部门的批准文件。 
    4、查看拍卖标的的有关资料。包括查看人的登记资料等。 
    5、竟买登记记录。包括竟买人姓名、竟买牌号、联系电话、身份证明复印件、竟买保证金收据复印件等。如果是委托代理竟买的，还应具备委托授权书，以及委托人和代理人姓名、联系电话、身份证明复印件等。 
    6、拍卖规则。根据标的不同，还应包括拍卖有关注意事项，或是拍卖人与竟买人签署的竟买协议书，或是竟买人签署的竟买规则确认书等。 
    7、拍卖笔录。应包括拍卖师和记录人的签名，拍卖成交的，还应包括买受人的签名。 
    8、成交确认书。应由买受人和拍卖人签署。 
    9、移交标的的资料。应保存标的交割的有关书面材料，包括提货单、产权变更的合同标准文本，相关证照复印件。标的款及佣金付款凭证复印件。 
    10、流拍、中止和终止拍卖的有关资料。 
  
    二、拍卖资料的管理 
    1、管理方式 
    （1）以拍卖会为单元将拍卖的档案内容资料整理存档。 
    （2）以档案的各项内容为单元，按照年度或月度分类存档。 
    2、管理要求
    （1）资料真实、准确、完整，查阅方便。 
    （2）每个企业（含分支机构）的档案管理方式必须是两种方式之一，不可混用。 
    （3）每个拍卖档案均应建立档案目录和编号。编号应体现时间性或主要标的的属性等。 
    3 、存档时间 
    自委托拍卖合同终止之日起计算，不得少于五年。 
    4、检索 
    企业应建立档案索引。有条件的应建立主要计算机档案索引和主要拍卖指标数据库。主要拍卖数据库应包括：档案编号、拍卖会时间和地点、拍卖师姓名、标的名称、委托人名称、评估价、保留价、成交价、买受人名称和竟买牌号、买方佣金额、买方佣金额、交割日期等；暂时不具备条件的企业也应积极创造条件，争取尽快实现档案的电子化管理。